Pada event akbar Gelanggang Expo.
- mempersiapkan kONseP gelanggang ekspo yang akan dilansungkanakan ada apa saja di stand kita: hanya sekelompok orang memamerkan foto atau ada yang lebih? pertunjukan hari pada sore harinya, misalnya, atau games tentang tari ataupoun karawitan dengan doorprize yang unik. selama tiga hari gelannggang ekspo
- mempersiapkan dan membereskan StAnd : menyediakan konsep dekorasi dan mengkoordinir kegiatan penghiasan stand pada H-1 serta mengkoordinir pemberesan stand pada malam selesainya Gelanggang Expo
- mempersiapkan sejumlah fORmUlir pENdAftARAn anggota baru : + mungkin bisa diberikan inovasi formulir merah untuk tari dan biru untuk karawitan atau memindahkan kolom pengisian "mendaftar pada : []karawitan []tari " pada bagian atas sehingga bisa dikelompokkan dengan mudah..
- mempersiapkan pemBukuaN yANG sIsTeMaTiS dipersiapkan minimal tiga jenis pembukuan: pembukuan gelex, pembukuan pasca Gelex dan pembukuan keseluruhan.
*Pembukuan Gelex adalah untuk mencatat siapa saja orang yang sudah mendaftar, membayar lunas, berikut nomor telepon masing masing sehingga mudah dihubungi untuk menerima informasi lebih lanjut dan tidak ketinggalan berapa saja dan untuk apa saja biaya dikeluarkan dari kas UKM Swagayugama. pembukuan ini dapat menjadi semacam daftar pendaftar yang dapat dicek setiap harinya dan langsung bisa didata oleh Kabid Karawitan dan Kabid Tari.
*Pembukuan pascaGelex adalah pembukuan untuk terus mendata siapa saja yang mendaftar sesudah event gelanggang Expo, siapa saja yang melunasi biaya pendaftaran, dan pengeluaran pengeluaran penting yang terjadi sesudah event gelex, misalnya untuk agenda buka bersama atau makrab.
*Pembukuan keseluruhan adalah gabungan dari kedua pembukuan lainnya, atau yang sudah siap dilaporkan kepada bendahara UKM Swagayugama. formatnya seperti buku kas biasa, dua kolom debet dan kredit, tanggal berapa terjadi apa saja senilai sekian rupiah. - mempersiapkan pUbLIKaSI daN DoKUmeNTasI (^_^) beekerjasama dengan kepala bidang PHD, mengkoordinasikan pembuatan pamflet yang disebarkan kepada pengunjung gelanggang espo dan mempersiapkan orang orang yang bisa menarik minat dan persuasif terhadap pengujung gelex, juga orang orang yang dapat menjelaskan gambaran tentnang apa apa yang akan didapatkannya jika mengikuti UKM Swagayugama..(jangan lupa foto2 yagn mendokumentasikan seberapa meriahnya geleks pada masa itu..^_^)
- menjadwalkan siapa saja pEtUGas JAgA STAnd kita, dengan melihat jadlwal longgar kuliahnya dan serta dijadwal dengan lama waktu yang tertentu(tidak terlalu lama, jaga maksimal 3 jam saja), dan tentunya tidak lupa jatah konsumsi untuk mereka...
untuk sementara sekian dulu, sekiranya ada inovasi lebih lanjut dapat ditambahkan di kemudian hari...
